Notes d’IA (bêta)

Les Notes d’IA prennent des notes de réunion détaillées pour vous afin que vous puissiez maintenir toute votre attention sur la conversation en cours. L’IA de Notion transcrit votre réunion et identifie les points clés et les tâches à accomplir que vous pouvez partager avec toute votre équipe.

Pour utiliser les notes d’IA :

• Disposer d’un forfait Business ou Enterprise

• Utiliser l’application de bureau Notion, version 4.7.0 ou ultérieure. Cette fonctionnalité n’est pas disponible actuellement dans l’application Web de Notion.

• Avec un appareil Mac, utiliser macOS 13 ou une version ultérieure.

• Avec un appareil Windows, utiliser la dernière version.

Pour démarrer les Notes d’IA, saisissez/notes sur n’importe quelle page de l’application de bureau. Si vous utilisez un navigateur Web, vous serez invité·e à ouvrir l’application de bureau Notion ou à la télécharger si ce n’est pas encore fait.

Rédigez les points de l’ordre du jour ou le contexte sous Notes avant la réunion. Lors de la génération du résumé, l’IA de Notion prendra ces notes en considération.

Pour transcrire votre réunion :

1. Sélectionnez Démarrer la transcription. En faisant cela, vous confirmez que toutes les personnes présentes ont donné leur consentement à l’enregistrement et la transcription de la réunion.

2. Une fois la réunion terminée, sélectionnez Arrêter pour mettre fin à la transcription. La génération du résumé par l’IA démarrera automatiquement. Notez qu’au moins une minute d’enregistrement audio est requise pour générer un résumé.

3. Si vous souhaitez reprendre votre enregistrement, cliquez sur l’icône du curseur en haut du bloc des notes de réunion → Reprendre la transcription.

Les Notes d’IA peuvent structurer les notes selon le type de réunion, comme un appel commercial, un stand-up ou une synchronisation d’équipe. Pour modifier le format drésumé des Notes d’IA :

1. Cliquez sur l’icône du curseur en haut du bloc.

2. Survolez Format et sélectionnez l’une des options.

   • Les modifications de format s’appliquent uniquement aux nouveaux enregistrements ou lorsque vous reprenez la transcription. Pour mettre à jour un résumé existant avec un nouveau format, cliquez sur Réessayer le résumé.

Une fois le bloc sélectionné, il vous sera rappelé de divulguer votre utilisation de la transcription et d’obtenir le consentement de tous les participant·es à la réunion avant de continuer.

Pour vous aider à demander le consentement, vous disposerez de quelques options simples :

• Texte : cliquez sur l’icône du curseur en haut du bloc Notes d’IA et survolez Consentement. Modifiez le message de consentement selon vos souhaits, puis copiez-le et collez-le dans le chat de l’application de visioconférence que vous utilisez.

• Voix : cliquez sur 🔈 en bas du bloc Notes d’IA avant de commencer la transcription. Votre message de consentement sera ainsi diffusé à tous les participant·es.

  • Vous pouvez modifier la voix en cliquant sur l’icône du curseur en haut du bloc des notes de réunion et en sélectionnant différentes voix pour différentes langues. Notion utilisera automatiquement la langue de votre réunion pour lire le message avec la voix appropriée.

• Communication à voix haute : une simple demande fonctionne également. Par exemple, vous pouvez demander : « Est-ce que vous êtes d’accord pour que j’enregistre et transcrive cette réunion à l’aide des Notes d’IA de Notion ? ».

Il se peut que vous receviez une fenêtre contextuelle vous demandant d’accorder à Notion l’accès à votre écran et à l’audio de votre système, même si cet accès a déjà été accordé. Parfois, réinitialiser ces autorisations peut résoudre le problème.

Comment résoudre le problème

• Dans les paramètres de votre appareil, révoquez l’accès à l’écran et à l’audio du système de Notion. Ensuite, quittez Notion, redémarrez votre appareil, rouvrez Notion et suivez les instructions pour accorder l’accès

• Assurez-vous d’utiliser la dernière version de l’application de bureau Notion. Sinon, passez à la dernière version et voyez si cela résout le problème.

Selon la version de votre système d’exploitation ou de l’application Notion que vous utilisez, les Notes d’IA peuvent ne pas fonctionner correctement et afficher un message d’erreur indiquant que la fonctionnalité n’a pas pu être lancée.

Comment résoudre le problème

• Avec un appareil Mac, utilisez macOS 13 ou une version ultérieure.

• Avec un appareil Windows, utilisez la dernière version.

• Avec l’application Notion, utilisez la dernière version.

• Rechargez votre page ou redémarrez l’application.

Si les Notes d’IA n’apparaissent pas dans votre menu slash, il se peut qu’elles aient été désactivées pour votre espace de travail.

Comment résoudre le problème

• Si vous êtes propriétaire de l’espace de travail, allez dans Paramètres → IA de Notion et activez les Notes d’IA.

• Si vous n’êtes pas propriétaire de l’espace de travail, contactez la personne qui l’est et demandez-lui d’activer les Notes d’IA pour votre espace de travail.

Les Notes d’IA deviennent encore plus puissantes avec Notion Calendar. Créez, organisez et partagez facilement des notes de réunion pour vous concentrer sur la discussion et garder votre équipe sur la même longueur d’onde.

Pour connecter les Notes d’IA à Notion Calendar pour la première fois :

1. Cliquez sur l’icône du curseur en haut d’un bloc Notes d’IA → Connecter Notion Calendar.

   • Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que votre espace de travail est déjà connecté à Notion Calendar.

2. Dans Notion Calendar, cliquez sur l’icône de votre profil et accédez aux Paramètres. Depuis cette interface, vous pouvez :

   • Choisir où stocker les notes de réunion (nous vous conseillons de les enregistrer dans une base de données de réunions)

   • Choisir de partager automatiquement les notes de réunion avec les participant·es à l’événement

     • (cela ne concerne que les participant·es à l’événement qui se trouvent également dans votre espace de travail Notion).

   • Choisir d’ajouter automatiquement des notes de réunion aux nouveaux événements

Il existe plusieurs façons de connecter les Notes d’IA à des événements existants dans Notion Calendar :

• Cliquez sur l’icône du curseur en haut d’un bloc Notes d’IA, survolez Ajouter un événement de calendrier et sélectionnez un événement à venir.

• Dans la section Événements à venir de la page d’accueil de Notion, survolez un événement et sélectionnez l’icône Notes d’IA. Cette option n’est pas disponible pour les événements qui durent toute la journée.

• Sélectionnez un événement dans Notion Calendar, cliquez sur le champ Notes d’IA et documents, et ajoutez des notes de réunion.

Vous trouverez ci-dessous quelques informations générales sur les lois et réglementations relatives aux transcriptions, ainsi que quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de l’activation des Notes d’IA.

Aux États-Unis, certaines lois exigent le consentement d’au moins un·e des participant·es avant d’enregistrer ou de transcrire un appel ou une conversation. D’autres réglementations exigent que vous obteniez le consentement de chaque participant·e avant d’enregistrer ou de transcrire un appel.

En dehors des États-Unis, comme dans l’Union européenne, il existe des lois similaires exigeant le consentement des participant·es avant d’enregistrer ou de transcrire un appel.

En plus des exigences de consentement, il peut égalemente exister des lois régissant la façon dont vous utilisez, divulguez et sécurisez vos enregistrements ou transcriptions d’appels. Ces lois peuvent varier en fonction de l’endroit où se trouvent vos participant·es, du secteur d’activité et des normes de l’industrie.

Obtenir le consentement

Déterminer quelles lois sur le consentement s’appliquent peut être compliqué lorsque les participant·es à la réunion se trouvent dans plusieurs États ou pays, ou si vous ne connaissez pas avec précision l’emplacement d’un ou plusieurs participant·es. Nous vous recommandons de vous conformer aux lois les plus strictes en matière de consentement et d’obtenir systématiquement le consentement de tous les participant·es avant d’utiliser les Notes d’IA pour transcrire une réunion.

Quelques bonnes pratiques supplémentaires

• Expliquez clairement aux participant·es que vous allez transcrire l’appel à l’aide d’un fournisseur tiers (par exemple, les Notes d’IA de Notion).

• Conservez des enregistrements adéquats de la façon dont vous avez obtenu le consentement.

• Respectez le non-consentement d’un·e participant·e vis-à-vis de la transcription.

• Si de nouveaux participant·es rejoignent un appel après le début de la transcription, arrêtez-vous et obtenez le consentement des nouveaux participant·es avant de continuer.

• Indiquez clairement à vos utilisateurs comment vous prévoyez d’utiliser et/ou de partager les enregistrements et les transcriptions (ou toute information qui en découle).

• Assurez-vous de n’utiliser et de ne partager les enregistrements et les transcriptions que conformément à ce que vous avez indiqué à vos utilisateurs et dans le respect de toutes les lois applicables.

• Conservez les enregistrements et les transcriptions aussi longtemps que nécessaire.

Les Notes d’IA proposent des moyens de divulguer l’utilisation de cette fonctionnalité et d’obtenir le consentement des participant·es à une réunion, comme expliqué ici. Notez toutefois qu’il ne s’agit que de quelques exemples de la manière dont vous pourriez obtenir ce consentement.

Les Notes d’IA font appel à des sous-traitants (OpenAI et Anthropic) pour enregistrer la réunion, transformer le fichier audio en transcription, puis générer des données, telles qu’un résumé de la réunion, des tâches à accomplir, la liste des participant·es à l’appel, etc. Le fichier audio est immédiatement supprimé de Notion une fois le traitement du fichier terminé.

Si vous êtes propriétaire de l’espace de travail et que vous ne souhaitez pas que la fonctionnalité Notes d’IA soit disponible pour les membres de votre espace, vous pouvez désactiver cette option à tout moment en allant dans Paramètres → IA de Notion et en désactivant Disponibilité de l’espace de travail.

Des copies locales de l’audio de réunion enregistré sont disponibles pour l’utilisateur qui lance les Notes d’IA (l’« enregistreur »). Les 10 derniers fichiers audio de réunion enregistrés sont stockés sur l’appareil local de l’enregistreur et peuvent être téléchargés. Seul l’enregistreur peut télécharger un fichier audio enregistré localement.

Cette fonctionnalité est disponible, mais désactivée par défaut pour tous les forfaits. Si vous ne souhaitez pas que le stockage audio local soit disponible pour vos utilisateurs, vous pouvez désactiver cette option à tout moment en allant dans Paramètres → IA de Notion et en désactivant Stocker l’audio localement.

Une transcription peut être supprimée de deux façons :

• Directement dans le bloc Notes d’IA, en cliquant sur l’icône du curseur → Supprimer la transcription. Cela supprimera également l’audio associé, stocké localement sur l’appareil de l’enregistreur.

• En supprimant la page parente où se trouve le bloc Notes d’IA. Une fois supprimée, la page suivra les paramètres de conservation des données de votre espace de travail.

Les propriétaires d’espaces de travail bénéficiant du forfait Enterprise peuvent définir un calendrier de suppression automatique des transcriptions en allant dans Paramètres → IA de Notion et en configurant l’option Suppression automatique des transcriptions. Les résumés et les notes resteront dans les blocs Notes d’IA de votre espace de travail, mais toutes les transcriptions seront automatiquement supprimées selon le calendrier choisi.

L’enregistreur peut supprimer à tout moment l’audio stocké localement sur son appareil en cliquant sur l’icône du curseur dans le bloc Notes d’IA, en survolant Enregistrements audio et en sélectionnant Supprimer les enregistrements. Cette action supprime tous les enregistrements du bloc Notes d’IA concerné.

Si le propriétaire d’un espace de travail bénéficiant du forfait Enterprise a activé à la fois lasuppression automatique des transcriptions et le stockage local de l’audio dans ses paramètres, les enregistrements audio locaux suivront le calendrier de suppression automatique défini pour les transcriptions. Lorsqu’une transcription est supprimée selon ce calendrier, les enregistrements audio associés, stockés sur l’appareil de l’enregistreur, sont également supprimés. Si un propriétaire d’espace de travail définit la suppression des transcriptions immédiatement après la génération du résumé des Notes d’IA, aucun audio ne sera stocké localement sur l’appareil de l’enregistreur.