Smart Notes (beta)

Smart Notes macht detaillierte Meeting-Notizen für dich, damit du dich auf das Gespräch konzentrieren kannst. Die Notion-KI transkribiert dein Meeting und identifiziert wichtige Punkte und Aktionselemente, die du mit deinem gesamten Team teilen kannst.

So verwendest du Smart Notes:

• Du musst den Business oder Enterprise Plan von Notion nutzen.

• Du musst die Desktop-App von Notion, Version 4.7.0 oder höher, verwenden. Diese Funktion ist derzeit nicht in der Web-App von Notion verfügbar.

• Wenn du ein Mac-Gerät verwendest, musst du macOS 13 oder höher verwenden.

• Wenn du ein Windows-Gerät verwendest, stelle sicher, dass du die neueste Version verwendest.

Um Smart Notes zu starten, gib /meet auf einer beliebigen Seite in der Desktop-App ein. Wenn du einen Webbrowser verwendest, wirst du aufgefordert, die Notion-Desktop-App zu öffnen oder herunterzuladen, falls du dies noch nicht getan hast.

Schreibe vor dem Meeting alle Tagesordnungspunkte oder Kontextinformationen unter Notizen. Beim Generieren der Zusammenfassung berücksichtigt die Notion-KI diese Notizen.

So transkribierst du dein Meeting:

1. Wähle Transkription starten. Damit bestätigst du, dass alle Teilnehmenden des Meetings in die Aufzeichnung und Transkription eingewilligt haben.

2. Sobald das Meeting beendet ist und du die Transkription beenden möchtest, wähle Stopp. Die KI-Zusammenfassung wird automatisch generiert. Beachte, dass zum Erstellen einer Zusammenfassung eine Audio-Aufnahme von mindestens einer Minute Länge erforderlich ist.

3. Wenn du deine Aufnahme fortsetzen möchtest, klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Block mit den Meeting-Notizen → Transkription fortsetzen.

Smart Notes kann Notizen basierend auf der Art des Meetings strukturieren, wie z. B. ein Verkaufsgespräch, ein Stand-up oder ein Team-Meeting. So änderst du das Format deiner Smart Notes-Zusammenfassung:

1. Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Block.

2. Bewege den Mauszeiger über Format und wähle eine der Optionen aus.

   • Änderungen des Formats gelten nur für neue Aufnahmen oder wenn du die Transkription fortsetzt. Um eine vorhandene Zusammenfassung mit einem neuen Format zu aktualisieren, klicke auf Zusammenfassung erneut versuchen.

Sobald der Block ausgewählt ist, wirst du daran erinnert, deine Verwendung der Smart Notes offenzulegen und die Einwilligung aller Meeting-Teilnehmenden einzuholen, bevor du fortfährst.

Um dir zu helfen, die Einwilligung einzuholen, hast du ein paar einfache Möglichkeiten:

• Text: Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben im Smart-Notes-Block und bewege den Mauszeiger über Einwilligung. Bearbeite die Einwilligungsnachricht nach Belieben, kopiere sie und füge sie in den Chat der von dir verwendeten Konferenz-App ein.

• Sprache: Klicke unten im Smart-Notes-Block auf 🔈, bevor du mit der Transkription beginnst. Dadurch wird deine Einwilligungserklärung allen Teilnehmenden vorgespielt.

  • Du kannst die Stimme ändern, indem du auf das Schieberegler-Symbol oben im Block mit den Meeting-Notizen klickst und verschiedene Stimmen für verschiedene Sprachen auswählst. Notion verwendet automatisch die Sprache deines Meetings, um die entsprechende Stimme abzuspielen.

• Sprich es aus: Eine einfache Frage funktioniert auch. Du könntest zum Beispiel fragen: „Ist es in Ordnung, wenn ich dieses Meeting mit Notion Smart Notes aufnehme und transkribiere?“

Möglicherweise wird dir ein Popup-Fenster angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, Notion Zugriff auf deinen Bildschirm und dein Systemaudio zu gewähren, auch wenn du bereits Zugriff gewährt hast. Manchmal kann das Zurücksetzen dieser Berechtigungen das Problem beheben.

Wie du das Problem lösen kannst

• Widerrufe in den Geräteeinstellungen den Bildschirm- und Systemaudiozugriff für Notion. Beende dann Notion, starte dein Gerät neu, öffne Notion und folge den Anweisungen, um den Zugriff zu gewähren.

• Stelle sicher, dass du die neueste Version der Notion-Desktop-App verwendest. Wenn nicht, aktualisiere auf die neueste Version und prüfe, ob das Problem dadurch behoben wird.

Je nachdem, welche Version deines Betriebssystems oder der Notion-App du verwendest, funktioniert Smart Notes möglicherweise nicht richtig und du erhältst möglicherweise eine Fehlermeldung, die angibt, dass die Funktion nicht gestartet werden konnte.

Wie du das Problem lösen kannst

• Wenn du ein Mac-Gerät verwendest, stelle sicher, dass du macOS 13 oder höher nutzt.

• Wenn du ein Windows-Gerät verwendest, stelle sicher, dass du die neueste Version verwendest.

• Stelle sicher, dass du die neueste Version der Notion-App verwendest.

• Lade deine Seite neu oder starte die App neu.

Wenn du Smart Notes in deinem Slash-Menü nicht sehen kannst, ist es möglich, dass Smart Notes für deinen Workspace deaktiviert wurde.

Wie du das Problem lösen kannst

• Wenn du Workspace-Besitzer/-in bist, gehe zu Einstellungen → Notion-KI und aktiviere Smart Notes.

• Wenn du kein/-e Workspace-Besitzer/-in bist, wende dich an deine/-n Workspace-Besitzer/-in und frage, ob er oder sie Smart Notes für deinen Workspace aktivieren kann.

Smart Notes wird mit Notion Calendar noch leistungsfähiger. Erstelle, organisiere und teile mühelos Meeting-Notizen – damit du in Meetings präsent bleibst und dein Team auf dem Laufenden hältst.

So verbindest du Smart Notes zum ersten Mal mit Notion Calendar:

1. Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben in einem Smart-Notes-Block → Notion Calendar verbinden.

   • Wenn du diese Option nicht siehst, ist dein Workspace bereits mit Notion Calendar verbunden.

2. Klicke in Notion Calendar auf dein Profil-Icon und gehe zu Einstellungen. Von hier aus hast du folgende Möglichkeiten:

   • Wähle aus, wo Meeting-Notizen gespeichert werden sollen (wir empfehlen eine Meetings-Datenbank).

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch mit Teilnehmenden teilen möchtest.

     • Dies gilt nur für Teilnehmende, die sich auch in deinem Notion-Workspace befinden.

   • Wähle aus, ob du Meeting-Notizen automatisch zu neuen Ereignissen hinzufügen möchtest.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Smart Notes mit vorhandenen Ereignissen in Notion Calendar zu verbinden:

• Klicke auf das Schieberegler-Symbol oben in einem Smart-Notes-Block, bewege den Mauszeiger über Kalenderereignis hinzufügen und wähle ein bevorstehendes Ereignis aus.

• Bewege den Mauszeiger im Abschnitt Bevorstehende Ereignisse von Notion Home über ein Ereignis und wähle das Icon für Smart Notes. Diese Option wird für ganztägige Ereignisse nicht angezeigt.

• Wähle ein Ereignis in Notion Calendar aus, klicke auf das Feld Smart Notes und Dokumente und füge Notizen hinzu.

Nachfolgend findest du einige allgemeine Informationen zu den Gesetzen und Vorschriften, die sich auf Transkriptionen beziehen, sowie einige bewährte Verfahren, die du bei der Aktivierung von Smart Notes berücksichtigen solltest.

In den Vereinigten Staaten erfordern bestimmte Gesetze die Einwilligung von mindestens einer teilnehmenden Person, bevor ein Anruf oder Gespräch aufgezeichnet oder transkribiert werden kann. Andere erfordern, dass du die Einwilligung aller teilnehmenden Personen einholst, bevor du einen Anruf aufzeichnest oder transkribierst.

Außerhalb der Vereinigten Staaten, wie beispielsweise in der Europäischen Union, gibt es ähnliche Gesetze, die die Einwilligung der Teilnehmenden vor der Aufzeichnung oder Transkription eines Anrufs erfordern.

Zusätzlich zu den Einwilligungsvoraussetzungen kann es auch Gesetze geben, die regeln, wie du deine Anrufaufzeichnungen oder Transkriptionen verwendest, offenlegst und sicherst. Diese Gesetze können je nach Standort deiner Teilnehmenden, Geschäftsbereich und Branchenstandards variieren.

Einholung der Einwilligung

Festzustellen, welche Gesetze zur Einwilligung gelten, kann kompliziert sein, wenn sich die Teilnehmenden des Meetings in mehreren Staaten oder Ländern befinden oder wenn du dir über den Standort eines oder mehrerer Teilnehmender nicht sicher bist. Wir empfehlen dir, die strengsten Gesetze zur Einwilligung einzuhalten und immer die Zustimmung aller Teilnehmender einzuholen, bevor du Smart Notes verwendest, um ein Meeting zu transkribieren.

Einige andere bewährte Verfahren

• Erkläre den Teilnehmenden klar, dass du das Gespräch mit einem Drittanbieter (z. B. Smart Notes) transkribieren wirst.

• Führe angemessene Aufzeichnungen darüber, wie du die Einwilligung eingeholt hast.

• Respektiere es, wenn sich Teilnehmende gegen die Transkription entscheiden.

• Wenn neue Teilnehmende einem Anruf beitreten, nachdem die Transkription begonnen hat, halte an und hole die Einwilligung der neuen Teilnehmenden ein, bevor du fortfährst.

• Mache deinen Nutzer/-innen deutlich, wie du Aufzeichnungen und Transkriptionen (oder daraus abgeleitete Informationen) verwenden und/oder weitergeben möchtest.

• Stelle sicher, dass du Aufzeichnungen und Transkriptionen nur in einer Weise verwendest und weitergibst, die mit dem übereinstimmt, was du deinen Nutzer/-innen mitgeteilt hast, und mit allen geltenden Gesetzen.

• Bewahre Aufzeichnungen und Transkriptionen nur so lange auf, wie du sie benötigst.

Smart Notes bietet Möglichkeiten, deine Verwendung der Funktion offenzulegen und die Einwilligung der Meeting-Teilnehmenden einzuholen, worüber du hier mehr erfahren kannst. Beachte aber, dass dies nur einige Beispiele dafür sind, wie du die Einwilligung einholen könntest.

Smart Notes beauftragt Unterauftragsverarbeiter (OpenAI und Anthropic) mit der Aufzeichnung des Meetings, der Verarbeitung der Audiodatei zu einer Transkription und der Erstellung von Erkenntnissen wie einer Zusammenfassung des Meetings, Aktionselementen, Teilnehmenden und mehr. Die Audiodatei wird sofort in Notion gelöscht, nachdem die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Wenn du Workspace-Besitzer/-in bist und nicht möchtest, dass Smart Notes für Mitglieder deines Workspace verfügbar ist, kannst du die Funktion für deinen Workspace jederzeit deaktivieren, indem du zu Einstellungen → Notion-KI gehst und die Workspace-Verfügbarkeit ausschaltest.

Lokale Kopien der aufgezeichneten Meeting-Audios stehen der Person zur Verfügung, die Smart Notes initiiert (der „Rekorder“). Die 10 zuletzt aufgezeichneten Meeting-Audios werden auf dem lokalen Gerät des Rekorders gespeichert und stehen zum Download zur Verfügung. Nur der Rekorder hat die Möglichkeit, eine lokal gespeicherte Audiodatei herunterzuladen.

Diese Funktion ist für alle Pläne verfügbar und standardmäßig deaktiviert. Wenn du nicht möchtest, dass die lokale Audiospeicherung für deine Nutzer/-innen aktiviert ist, kannst du die Funktion für deinen Workspace jederzeit deaktivieren, indem du zu Einstellungen → Notion-KI gehst und die lokale Audiospeicherung ausschaltest.

Eine Transkription kann auf zwei Arten gelöscht werden:

• Direkt im Smart-Notes-Block, indem du auf das Schieberegler-Symbol → Transkript löschen klickst. Dadurch wird auch das zugehörige lokal gespeicherte Audio vom Gerät des Rekorders gelöscht.

• Durch Löschen der übergeordneten Seite, auf der sich der Smart-Notes-Block befindet. Nach dem Löschen folgt die Seite den Einstellungen zur Datenaufbewahrung deines Workspace.

Workspace-Besitzer/-innen mit Enterprise Plan können einen automatischen Zeitplan für das Löschen von Transkriptionen festlegen, indem sie zu Einstellungen → Notion-KI gehen und einen Zeitplan für die automatische Löschung von Transkripten festlegen. Zusammenfassungen und Notizen bleiben in den Smart-Notes-Blöcken in deinem Workspace, aber alle Transkriptionen werden automatisch nach dem gewählten Zeitplan gelöscht.

Der Rekorder kann lokal gespeicherte Audiodateien jederzeit von seinem lokalen Gerät löschen, indem er auf das Schieberegler-Symbol im Smart-Notes-Block klickt, den Mauszeiger über Audioaufzeichnungen bewegt und Aufzeichnungen löschen auswählt. Dadurch werden alle Aufnahmen für den jeweiligen Smart-Notes-Block gelöscht.

Wenn ein/-e Workspace-Besitzer/-in mit Enterprise Plan sowohl die automatische Löschung von Transkripten als auch die lokale Speicherung von Audio in den Einstellungen aktiviert hat, folgen lokale Audioaufzeichnungen dem für Transkriptionen ausgewählten automatischen Plan zum Löschen. Wenn eine Transkription nach dem automatischen Plan gelöscht wird, werden auch die zugehörigen Audioaufzeichnungen, die auf dem lokalen Gerät des Rekorders gespeichert sind, gelöscht. Wenn ein/- Workspace-Besitzer/-in festlegt, dass Transkriptionen sofort nach der Erstellung der Smart-Notes-Zusammenfassung gelöscht werden sollen, wird kein Audio lokal auf dem Gerät des Rekorders gespeichert.